8 nemme trin til succesfuld implementering af CMMS i din organisation

Et computeriseret vedligeholdelsesstyringssystem eller CMMS er en lang proces, der involverer en stor investering. Derfor er virksomheder forsigtige med at overveje det i første omgang. Dertil kommer en undersøgelse af Oxford University og McKinsey anfører, at et softwareprojekt i gennemsnit har en omkostningsoverskridelse på 66 % og en tidsplanoverskridelse på 33 %. Mere specifikt fejler omkring 70 % af alle virksomhedsstyringssystemer og CMMS-softwareimplementeringer. Årsagerne: forkert installerede systemer, utilstrækkelig medarbejderuddannelse og utilstrækkelig support fra leverandøren.

For at undgå disse faldgruber er det nødvendigt at have en robust CMMS implementeringsplan. For at hjælpe dig i gang har vi givet 8 nemme trin, som du kan følge:

Indhold

• 1) Ledelsens engagement
• 2) Projektplanlægning
• 3) Forbered medarbejderne
• 4) Uddanne medarbejdere
• 5) Indsamle data
• 6) Indtast data
• 7) Rapporter og Analyse
• 8) Forbedring af driften
• Succes er et par skridt væk

1) Ledelsens engagement

Som med enhver anden softwareimplementering skal forpligtelsen komme oppefra og ned. For en vellykket implementering af en CMMS-løsning skal du have ledelsens buy-in og administrere deres forventninger. Da CMMS ikke er en tryllestav, der giver øjeblikkelige resultater, er det afgørende at kommunikere mål tydeligt, få adgang til CMMS-data i realtid, der kræves for at se resultater og afkast, og anden relevant information til interessenterne.

2) Projektplanlægning

Med ledelsen ombord er det tid til at konsultere alle, der vil være involveret i udrulningen, for at lave en projektplan. Denne administrationsløsning skal være så detaljeret som muligt og bør have en tidslinje på alt fra seks måneder til mere end et år. Det bør omfatte vigtige datoer sammen med alle milepæle såsom identifikation af tilpasningsbehov, dataindtastning og -rensning, færdiggørelse af brugertræning og udførelse af CMMS-audits. Projektplanen bør have eksplicitte, opnåelige mål, og alle involverede bør være enige om dem for at forhindre uklarhed senere og øge ansvarligheden.

3) Forbered medarbejderne

Det er ikke nok kun at få ledelsen med på banen; du skal også forberede dine medarbejdere, som skal involveres i processen, såsom it-afdelingen. Gå ikke ud fra, at alle medarbejdere vil tage godt imod den nye software, da folk enten er modstandsdygtige over for forandringer eller føler, at teknologien vil erstatte dem. Sørg for, at vedligeholdelsesteamet har mobile enheder, de kan bruge til at spore deres vedligeholdelsesaktiviteter ved hjælp af en mobilapp. Derfor er det afgørende at fjerne alle disse misforståelser og uddanne folk med læsestof og Q&A-sessioner. Kommunikation af fordelene ved et CMMS vil hjælpe med fuld adoption af teknologien og undgå unødvendige problemer, der kan dukke op senere.

4) Uddanne medarbejdere

Når du opretter en projektplan, skal du sørge for at inkludere træningssessioner i den. Trods alt, CMMS software er en sofistikeret applikation, der kræver træning af alle, der bruger systemet. Sørg for træning til så mange mennesker som muligt, så de kan hjælpe hinanden under rutinearbejde, mens de træner nogle få personer i alle aspekter af systemet og dets administration. Inkluder også træningssessioner i mindst seks måneder efter, at du går live, da det vil give brugerne mulighed for at finde løsninger på det problem, de står over for, mens de bruger systemet. Få derfor mest muligt ud af din cloud-baserede CMMS-investering ved at give tilstrækkelig træning til alle brugere.

5) Indsamle data

En af de mest almindelige årsager til CMMS-implementeringsfejl er den utilstrækkelige indsamling af de nødvendige og brugbare data, som medarbejderne vil indtaste i systemet. Derfor er effektiv indsamling af vedligeholdelsesdata vigtig og kræver op til 12 måneders engagement fra medarbejderne. Uanset din datahistorik skal den være ren for hurtigere implementering af CMMS. At hjælpe dig med at forberede og derefter importere data er et område, hvor din CMMS-leverandør kan tilbyde ekstra værdi. Inden du forpligter dig til en startdato, skal du forstå behovene for dit nye system og fuldt ud kommunikere kravene til dataimport.

6) Indtast data

Når du har planen på plads, færdiggjort systemet og indsamlet data, er det tid til at beslutte den bedst mulige metode til at indtaste data i den nye CMMS-applikation. Identificer de ressourcer, interne eller eksterne entreprenører, reservedele, der vil være ansvarlige for dette job. Du skal også bestemme den bedste metode til at indtaste de data, som CMMS'et vil administrere. Har du brug for en administrativ assistent, eller skal vedligeholdelsesteknikere indtaste dataene på egen hånd? Få svar på alle disse spørgsmål for at bestemme den bedste måde at fuldføre denne enorme engangsopgave.

7) Rapporter og Analyse

Opret fire til fem brugbare rapporter, der vil blive analyseret dagligt. Disse rapporter vil være afgørende for at basere alle dine beslutninger på tværs af dit ledelsesprogram. Før du opsætter dine systemer, skal du bestemme, hvad det vil gøre for dig, og derefter oprette rapporterne i overensstemmelse hermed. Disse rapporter skal hjælpe dig med at forstå kort- og langsigtede tendenser i opretholdelse af driften.

8) Forbedring af driften

Når du implementerer et CMMS, skal du se ud over dets vigtigste evne til at føre optegnelser over aktiver og deres dele. Brug den brede vifte af funktionaliteter i vedligeholdelsesstyringssoftware at se på store mængder sporbare data. Konfigurer forudsigende vedligeholdelse eller forebyggende vedligeholdelsesstrategier for at forbedre dem. Disse data kan analyseres for yderligere at forbedre dine eksisterende vedligeholdelsesoperationer ved at levere nyttige tendenser, der kan bruges yderligere til at træffe korrigerende handlinger.

Succes er et par skridt væk

CMMS er en stor omkostning for enhver organisation, der overvejer at implementere det. Derfor er det bydende nødvendigt at implementere det rigtigt i første forsøg. Vores otte enkle og nemme trin kan hjælpe dig med at udarbejde en gennemtænkt CMMS-implementeringsplan og hjælpe dig med at være på vej til succes.